10 dicas para uma campanha de rematrículas de sucesso

Com uma abordagem clara e organizada, é possível não só engajar as famílias, mas também otimizar processos, aliviando a sobrecarga comum dessa época.  

Neste texto, vamos apresentar dicas essenciais para que gestores, diretores, coordenadores e mantenedores possam estruturar uma campanha de rematrículas que potencialize os resultados da escola.  

Vamos juntos descobrir como a tecnologia e a inovação podem fazer a diferença! 

Por que investir em uma campanha de rematrículas? 

Uma campanha de rematrícula bem-estruturada fomenta a sustentabilidade e o crescimento de uma instituição de ensino, pois vai além de atrair novos alunos; ela reforça a fidelização e garante um ambiente escolar estável e saudável.  

Muitas vezes, o foco está na captação de novos estudantes, o que é de fato importante, mas a retenção dos alunos atuais é uma estratégia ainda mais eficaz e econômica, uma vez que eles já conhecem a escola, confiam na qualidade do ensino e estão familiarizados com a comunidade escolar.  

Um bom planejamento para rematrícula traz inúmeros benefícios: otimiza o tempo da equipe, reduz custos com campanhas de captação e diminui a sobrecarga da escola, aumentando a eficiência geral do processo.  

Com uma gestão integrada entre retenção e captação, a escola pode evitar contratempos, garantir um fluxo de caixa mais equilibrado e oferecer uma experiência positiva para os alunos e suas famílias.  

Além disso, um planejamento cuidadoso fortalece a comunicação com pais e responsáveis, que percebem o valor de continuar na instituição, gerando um ambiente de confiança e satisfação.  

10 dicas para planejar uma campanha de rematrículas de sucesso para a sua escola 

Para alcançar uma estratégia de retenção escolar eficiente, o planejamento de uma campanha de rematrícula é fundamental, garantindo a continuidade e o fortalecimento do vínculo entre pais, alunos e instituição.  

Vamos explorar algumas dicas importantes para criar uma campanha sólida e bem-estruturada, que traga resultados positivos e contribua para o crescimento e a estabilidade da escola, confira! 

1. Estabeleça um cronograma detalhado e estratégico 

O primeiro passo para garantir o sucesso da campanha é a definição de um cronograma claro e eficiente, que estabeleça datas-chave para o início e término das rematrículas.  

Um período adequado permite que pais e responsáveis tenham o tempo necessário para se organizarem, sem comprometer a logística interna da escola.  Além disso, o cronograma deve incluir a programação de eventos promocionais que possam fortalecer a decisão de renovação dos alunos.  

2. Ofereça descontos e benefícios atrativos 

Os descontos e as vantagens para os estudantes já matriculados ajudam a incentivar a rematrícula. Com um planejamento financeiro bem-estruturado, é possível definir ofertas que sejam interessantes para os pais e sustentáveis para a escola.  

Esses benefícios podem incluir prazos limitados para que as famílias aproveitem as vantagens, criando um senso de urgência. Ao divulgar esses descontos, assegure-se de que a comunicação seja clara e direcionada, aumentando a eficácia da ação. 

3. Tenha flexibilidade para renegociações estratégicas 

A possibilidade de negociação é um diferencial no processo de retenção escolar, pois permite que a escola ofereça opções personalizadas de pagamento para os pais que apresentam objeções financeiras.  

Avaliar cuidadosamente até onde a instituição pode conceder ajustes nos valores é uma maneira de manter alunos e evitar evasões sem comprometer a saúde financeira da escola.  

4. Notifique com antecedência e de forma estratégica 

Avisar os pais e responsáveis com antecedência sobre o início da rematrícula evita correria e aumenta as chances de engajamento. A antecipação reforça o compromisso da escola com a organização e facilita o planejamento das famílias. 

Utilize uma variedade de canais de comunicação, como redes sociais, e-mails e aplicativos escolares, para alcançar todos os públicos da melhor forma.  

5. Escolha os canais de comunicação adequados 

A comunicação eficaz é essencial para o sucesso da campanha de rematrícula, e a escola pode combinar ferramentas como e-mails, reuniões e aplicativos escolares para assegurar que o conteúdo chegue aos pais de forma clara e direta.  

Além disso, comunicações estratégicas, como mensagens que destacam as vantagens de permanecer na escola, ajudam a fortalecer o vínculo com a instituição. 

6. Organize eventos para engajar e fidelizar 

Os eventos escolares são uma oportunidade valiosa para estreitar os laços com a comunidade e reforçar o valor da rematrícula.  

Festas, feiras e competições esportivas, por exemplo, promovem a interação entre pais, alunos e escola e criam memórias positivas, incentivando as famílias a renovarem a matrícula. 

7. Mantenha os documentos e a burocracia atualizados 

Uma campanha de rematrícula bem-sucedida depende também da preparação dos documentos necessários. Revisar previamente a papelada garante que o processo seja rápido e que não haja atrasos devido à falta de informações ou documentos.  

Mantenha tudo organizado para refletir o compromisso da escola com a transparência e a eficiência, tornando o momento da matrícula mais tranquilo para as famílias. 

8. Defina políticas de pagamento flexíveis e eficazes 

A flexibilidade nas formas de pagamento pode facilitar a tomada de decisão dos pais e responsáveis. Opções como o pagamento recorrente, que permite o débito automático das mensalidades, ajudam a evitar inadimplências e proporcionam comodidade para os pais.  

Além disso, ter um sistema de gestão que organize e automatize esses processos é um diferencial, pois garante praticidade e menos trabalho para a equipe financeira da escola. 

9. Invista em tecnologia e treinamento da equipe 

Um sistema de gestão escolar que permita matrículas online e assinatura eletrônica contribui para um processo mais rápido e seguro.  

Também vale a pena investir na capacitação da equipe, atribuindo responsabilidades claras para o período de rematrículas, para que pais e responsáveis recebam um atendimento de qualidade e personalizado. 

10. Crie um plano de comunicação pós-rematrícula 

Após o término da campanha, a escola deve manter o contato com as famílias e continuar demonstrando o valor da educação oferecida. Um plano de comunicação constante, que inclua atualizações sobre eventos, pesquisas de satisfação, projetos pedagógicos e conquistas dos alunos, ajuda a manter as famílias engajadas e satisfeitas.  

Esse acompanhamento pós-rematrícula fortalece o relacionamento com os pais, construindo uma base sólida para as próximas campanhas de retenção. 

Dica extra: conte com assessoria especializada 

Contar com uma assessoria especializada em campanhas de retenção pode fazer toda a diferença no sucesso da sua estratégia de rematrícula. Esse serviço é capaz de oferecer insights valiosos, ajudando a identificar oportunidades e a aprimorar cada etapa do planejamento.  

O Systemic oferece assessoria semanal e vitalícia para todas as escolas parceiras, seja no processo de rematrícula, no planejamento pedagógico, nas estratégias de marketing ou em qualquer outro tema que impacte o crescimento e sucesso escolar, para que cada campanha seja ajustada às necessidades específicas da sua escola.  

Agende uma conversa com um representante do Systemic e descubra como nossa equipe pode contribuir para otimizar o serviço oferecido pela sua escola!